6 Tipps für ein gelungenes remote All-Hands

All-Hands Meetings sind in den vergangenen Jahren immer beliebter geworden. Doch dann kam Corona. An klassische All-Hands mit mehreren tausend Mitarbeitern ist derzeit natürlich nicht mehr zu denken. Doch was ist die Alternative? Einfach absagen? Sicherlich nicht! Aktuell ändern sich sämtliche berufliche wie auch private Rahmenbedingungen. Dadurch entstehen Unsicherheiten. Gerade jetzt ist es umso wichtiger, die interne Kommunikation aufrecht zu erhalten. Eine Lösung: remote All-Hands. Doch lassen sich Meetings mit so vielen Teilnehmern wirklich remote durchführen? Und was muss beachtet werden, damit die Qualität nicht darunter leidet?
 

Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt:

1) Das Fundament – die Technik

Keine Frage. Das A und O bei einem remote Event ist eine gut funktionierende Technik. Je nachdem, wie digital das Unternehmen bereits aufgestellt ist, kann die Technik komplett inhouse zur Verfügung gestellt werden. Falls nicht, gibt es zahlreiche Dienstleister, die sich auf Live-Streaming-Events spezialisiert haben und bei der Auswahl der Technik bis hin zur Umsetzung unterstützen. Hier sollte auf keinen Fall gespart werden. Denn funktioniert die Technik nicht, wird das Meeting garantiert ein Flop – selbst wenn die geplanten Inhalte noch so gut gewesen wären.

2) Die Bausteine – eine skalierte Planung mit verschiedenen Szenarien

Heute kann noch niemand gewiss sagen, wie sich die Rahmenbedingungen in den nächsten Wochen ändern werden. Wer also ein Event in näherer Zukunft plant, sollte skaliert denken. Vielleicht ist es möglich, dass zumindest die Vortragenden persönlich zusammentreffen. Dann kann eine Live-Veranstaltung gestreamt werden. Falls das zum geplanten Zeitpunkt noch nicht geht, können die Vorträge via Videokonferenz gestreamt werden. Idealerweise lassen sich die verschiedenen Szenarien auch kurzfristig umsetzen. Das lässt eine optimale Anpassung auf die aktuelle Entwicklung zu. Für kleinere Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern besteht auch die Variante, eine Video-Konferenz für alle Teilnehmer durchzuführen. Prüfen Sie auch die Möglichkeit, einzelne Beiträge vorab zu produzieren und am Veranstaltungstag zu streamen, um den Ablauf reibungsloser zu gestalten.

3) Das Thema – wie viel Corona darf sein?

Häufig sind es vor allem motivierende und positive Themen, welche die Agenda eines All-Hands bestimmen. Schließlich sollen die Mitarbeiter in diesem Zuge ja nicht nur informiert, sondern auch motiviert werden. Doch in den aktuellen Zeiten lassen sich die Sorgen und Verunsicherungen rund um die Corona-Krise nicht einfach beiseiteschieben. Nehmen Sie die aktuelle Lage in die Themenfindung mit auf. Doch leben Sie dabei eine positive Haltung vor: Versuchen Sie den Mitarbeitern aufzuzeigen, welche Chancen sich aus den veränderten Rahmenbedingungen ergeben. Und zeigen Sie wenn möglich Wege auf, mit der das Unternehmen die Krise bewältigen kann.

4) Das Publikum sichtbar machen

Für die Teilnehmer fühlt es sich ungewohnt an, das Publikum bei einem remote-Events nicht zu sehen – geht es doch gerade bei solchen Veranstaltungen um das Gemeinschaftsgefühl. Auch remote gibt es Wege, das Publikum sichtbar zu machen: Bitten Sie beispielsweise die Mitarbeiter bei der Anmeldung zum Event, ein Foto von sich zu schicken. In einer kurzen Animation zu Beginn des All-Hands können diese Fotos eingeblendet werden und die Teilnehmer persönlich willkommen geheißen werden. Aus den vielen Fotos lässt sich auch ein Pixel-Bild mit einer Botschaft an die Mitarbeiter erstellen. Verdeutlichen Sie, dass es bei einem remote-Event in der aktuellen Situation um „physical distancing“ geht, nicht jedoch um „social distancing“. Das Gefühl der social unity sollten Sie unbedingt vermitteln!

5) Verbindende Elemente einbauen

Vermeiden Sie einspurige Broadcast-Vorträge. Diesen Tipp kennen Sie sicherlich auch von den live All-Hands. Doch remote gewinnt eine Einbindung der Teilnehmer nochmal mehr an Bedeutung. Nutzen Sie einfache Techniken wie mentimeter.com, um kurze live-Abstimmungen durchzuführen oder Wortwolken von den Mitarbeitern entstehen zu lassen. Eine Beteiligung hebt zum einen den Entertainment Faktor. Zum anderen bekommen die Mitarbeiter so das Gefühl, näher dabei zu sein und einen Beitrag zum großen Ganzen liefern zu können.

6) Feedback im Anschluss einholen

Zuletzt ein Punkt, der bei Live- und remote Events gleichermaßen wichtig ist: das Feedback der Teilnehmer. Vergleichen Sie – falls möglich – die Teilnehmerzahlen Ihres remote-Events mit denen früherer Live-Events. Und fragen Sie die Mitarbeiter, was ihnen besonders gut gefallen und was ihnen vielleicht gefehlt hat. Die Entscheidung, das All-Hands Meeting remote durchzuführen, ist sicherlich aus der aktuellen Situation heraus entstanden. Doch vielleicht ergeben sich in neuen Wegen auch neue Chancen. Und vielleicht mündet das erste remote-All-Hands in einer neuen remote-All-Hands Kultur. Das lässt sich jedoch nur mit dem Feedback Ihrer Mitarbeiter herausfinden. 
 

Neue Wege erfordern Mut. Die aktuelle Situation stellt für die meisten Unternehmen bisher gekannte Strukturen und Rahmenbedingungen auf den Kopf. Die Interne Kommunikation kann hier eine Vorbildfunktion einnehmen. Indem sie den Mitarbeitern vorlebt, Krisen nicht per se als Krisen zu definieren, sondern vielmehr als veränderte Rahmenbedingungen, auf die neue Antworten gefragt sind.