Auch wenn Print oft noch das vorherrschende Medium in der Mitarbeiterkommunikation ist: Der digitale Wandel ist in der internen Kommunikation auf dem Vormarsch. Viele Unternehmen stellen ihre klassischen Kanäle auf den Prüfstand – der Ruf nach digitalen Lösungen wird immer lauter. Zwar wollen Arbeitgeber künftig mehr und mehr auf die digitale Form setzen, jedoch macht es nicht immer Sinn, alle Geschichten und Informationen zu digitalisieren oder nur noch eine Digital-Ausgabe des Printmagazins zur Verfügung zu stellen.
Wenn Unternehmen ihr Mitarbeitermagazin digitalisieren möchten, entstehen Herausforderungen auf mehreren Ebenen. Folgende drei Schritte sollten sie bedenken:
- Die Strategie festlegen
Erfolg ist immer bedingt durch die Zielsetzung. Zu Beginn sollte die interne Kommunikation deshalb das Potenzial von gedruckten und digitalen Magazinformaten gezielt für ihr Unternehmen definieren. Wie digital ist das Unternehmen bereits? Welche Kommunikationsziele stecken hinter den geplanten Maßnahmen? Wie lässt sich ein digitales Mitarbeitermagazin hier eingliedern? Wo grenzt es sich von anderen Maßnahmen ab? Das ist der richtige Zeitpunkt, um auch über die Stärken des digitalen Magazins nachzudenken und diese dann auszuspielen. Ob als App, Themen-Website oder Content-Hub: Das digitale Magazin sollte andere Aufgaben erfüllen als seine gedruckte Schwester. Wichtig ist eine soziale Komponente etwa durch interaktive Social-Media-Features, die den Mitarbeiterdialog fördern.
Für die strategischen Überlegungen ist auch die Mitarbeitererreichbarkeit ein entscheidender Punkt. Denn in vielen Unternehmen können nicht alle Mitarbeiter digital über beispielsweise das Intranet erreicht werden. Gerade im produzierenden Gewerbe sind Printerzeugnisse deshalb noch immer sehr wertvoll.
- Die Voraussetzungen prüfen
Bevor es an die Umsetzung geht, müssen Unternehmen erst die passenden Voraussetzungen schaffen. Welche Kanäle werden bespielt? Welche Technologien dafür genutzt? Und wie kann die Datensicherheit garantiert werden? Das sind nur einige der Fragen, mit denen sich Unternehmen beschäftigen müssen, wenn sie sich für ein digitales Mitarbeitermagazin entscheiden. Es gilt eine sinnvolle Infrastruktur zu schaffen und die notwendigen Prozesse aufzusetzen. Eine Möglichkeit, crossmediale Produktionsprozesse abzubilden, sind beispielsweise Multichannel-Redaktionssysteme. Die Organisation in Newsrooms mit ganzheitlichen Überlegungen über alle Kanäle hinweg bietet großes Potenzial für die interne Kommunikation. Denn so können alle Prozesse zentral gesteuert werden.
Um neue Multimedia-Tools zu bedienen, braucht es allerdings Know-How. Die beteiligten Mitarbeiter müssen Wissen und eine entsprechende Medienkompetenz aufbauen. Auch das sollte vor dem Start der Digital-Version bedacht werden. Genauso eine entsprechende Planung der personellen Ressourcen.
- Kanalspezifischen Content wählen
Wenn sich Unternehmen dafür entscheiden, ein physisches Konzept in die digitale Welt zu übertragen, besteht die Gefahr, dass bestehende Inhalte einfach digitalisiert werden. Es reicht jedoch nicht, lediglich das PDF des Printmagazins ins Intranet zu stellen. Nicht jeder Inhalt eignet sich gleich gut für jede Plattform. Das digitale Mitarbeitermagazin hat andere Stärken als die Print-Version – sie sollten sich auch in den entsprechenden Darstellungsformen widerspiegeln. Es gilt die Mitarbeiter mit emotionalem Storytelling zu motivieren, zu binden und für Halt und Orientierung zu sorgen. Während das Druckexemplar Raum für lange Hintergrundgeschichten und gut recherchierte Reportagen bietet, muss sich das digitale Magazin den Online-Anforderungen anpassen. Die lauten: schnell, authentisch, dialogstark.
Übersichtliche und interessante News aus dem Unternehmen und eine emotionale und lebendigere Erzählform sind wichtig, damit ein digitales Mitarbeitermagazin Erfolg hat. Am besten funktioniert eine multimediale Ansprache: webgerechte Inhalte wie Bildergalerien, Videos oder animierte Infografiken. Damit einher geht die Auswahl und Aufbereitung von relevanten Inhalten. Digitale Mitarbeitermagazine bieten die Chance, Themen aktuell zu begleiten und schaffen somit kontinuierlichen Mehrwert. Zu bedenken bleibt aber, dass sie kein Ersatz zur interaktiven Kollaborationsplattformen Intranet sind.
Fazit: Wichtig ist, sinnvoll einzuschätzen, zu wie viel Digitalisierung das Unternehmen und damit die Mitarbeiterzeitung tatsächlich fähig sind. Eine kluge strategische Einbindung und Abgrenzung der verschiedenen Kanäle ist essentiell. Besteht weiterhin auch ein gedrucktes Magazin, sollte die analoge und digitale Version intelligent verzahnt werden. Auf längere Sicht ist es sinnvoll, dass Print und Online/Mobil eigene redaktionelle Konzepte verfolgen, die stärker auf die Möglichkeiten des jeweiligen Kanals und Lesegewohnheiten der unterschiedlichen Zielgruppen eingehen. Nur so kann das ganze kommunikative Potenzial eines crossmedialen Medienportfolios genutzt werden.
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