Welche Vorteile der CMS-Standard Agenturen bringt – und ihren Kunden

CMS III – Was ist das?

Um die international anerkannte Agentur-Zertifizierung zu erlangen, stellen sich PR-Agenturen einem externen, objektiven Zertifizierungsverfahren. Der CMS-Standard wurde von der International Communications Consultancy Organisation (ICCO) entwickelt und ist weltweit als Qualitätsstandard der Kommunikationswirtschaft anerkannt. Seitens der deutschen Vergabestelle, der GPRA, und der unabhängigen Auditorganisation AgencyExperts.org werden im Rahmen eines umfassenden Systemaudits die teilnehmenden Agenturen beurteilt. Durch einen Auditor werden vor Ort – oder in Corona-Zeiten auch remote – die bestehenden Qualitätsstandards geprüft und bewertet und mit dem Agenturteam Verbesserungsmöglichkeiten diskutiert. Der Prüfer führt im Rahmen der zweitägigen Zertifizierung Auditgespräche zu verschiedenen Bereichen, wie etwa Führung & Kommunikation, Personalmanagement oder Kundezufriedenheit, und sieht – mittels unangekündigter Stichproben – Dokumente ein. Um die Zertifizierung zu erhalten, müssen alle im CMS-Standard vorgesehenen Arbeitsbereiche umfassend abgedeckt und entsprechende Prozesse auch in der Praxis nachweislich angewandt werden. Die abschließende Bewertung erfolgt in Form eines schriftlichen Auditberichts, der als Basis zur weiteren Optimierung des Qualitätsmanagements dient. Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von zwei Jahren und kann durch eine Re-Zertifizierung regelmäßig erneuert werden.

Ausrichtung an Qualitätsstandards

Was verbirgt sich eigentlich hinter diesem sperrigen Begriff „Qualitätsmanagementsystem“? Ein Managementsystem beschreibt zunächst ein systematisiertes und nachvollziehbares Betriebsführungssystem. Hat dieses eine explizite Ausrichtung auf die Qualität der internen Abläufe, spricht man von einem Qualitätsmanagementsystem. Sprich, im Fokus steht die dauerhafte Orientierung an höchsten Qualitätsstandards und einem raschen und intelligenten Reagieren auf Veränderungen.

Nutzen der Zertifizierung

Es gibt zahlreiche gute Gründe, warum Agenturen sich einer Qualitätszertifizierung unterziehen sollten. Auf den ersten Blick kann dieses Vorhaben leicht als ein Projekt „ohne Ende“ wirken, das Unmengen an internen Ressourcen bindet. Mit dem richtigen Zeitplan und Projektmanagement, einem festen Kernteam und klaren Aufgabenzuteilungen können jedoch schon schnell die ersten Erfolge gefeiert werden. Die Vorbereitung auf das Audit treibt die Entwicklung sämtlicher Agenturbereiche voran und deckt im Idealfall Aspekte auf, die zuvor noch nicht auf der Agenda standen:

• Im Rahmen von CMS wird die Unternehmenskultur auf den Prüfstand gestellt. Gibt es klar definierte und visualisierte Visionen, Werte und Ziele, die sowohl den Mitarbeitern als auch den Kunden bekannt sind?
• Die Organisationsstruktur, unterteilt in Aufbau- und Ablauforganisation, wird noch einmal im Detail betrachtet. Sind Verantwortlichkeiten und Prozesse eindeutig festgelegt und im Unternehmen tatsächlich in der Praxis verankert?
• Mithilfe solch einer Prozessorientierung legt die Agentur die Basis für ein agiles, innovatives Arbeiten – denn je klarer die Prozesse, desto schneller kann das Team eigenständig agieren. Das ist vor allem in volatilen Zeiten von großer Bedeutung, wenn rasch auf kurzfristige Veränderungen im Markt reagiert werden muss.
• Durch das erneute Hinterfragen von Prozessen und Zuständigkeiten schafft die Agentur erhöhte Transparenz und effizientere Abläufe, was nicht nur dem Team, sondern auch den Kunden zugutekommt und schließlich zu einer Kostensenkung führt.
• Das Sammeln und präzise Betrachten von Zahlen, Daten und Fakten schafft eine zusätzliche Entscheidungsunterstützung für wichtige Managementbeschlüsse.
• Durch die Analyse bereits bestehender Unternehmensprozesse und potenzieller Risiken werden nicht nur Fehlerquellen identifiziert, sondern auch „Fehler“ im alltäglichen Doing rasch reduziert.

Fazit

Auch wenn uns die Vorbereitungen für das Audit vor allem in der heißen Schlussphase ein paar Nerven gekostet haben, sind wir mächtig stolz auf diese tolle Teamleistung und können eine Zertifizierung nach CMS-Standards jeder Agentur ans Herz legen. Wir konnten die Gesamtqualität unserer Prozesse steigern, die Teamstrukturen stärken und neue Standards für die Kundenarbeit einführen. Darüber hinaus trägt die Zertifizierung zu einer Vertrauenssteigerung bei den Kunden und in der Öffentlichkeit bei und unterstützt damit unsere Sichtbarkeit und Unterscheidbarkeit in der Marktkommunikation. Wir arbeiten bereits jetzt an einem Maßnahmenplan für die Re-Zertifizierung in zwei Jahren und freuen uns schon auf die vielen Ideen und Ergebnisse unserer einzelnen Arbeitsgruppen.