Für Unternehmen im digitalen Wandel stellt sich nicht die Frage, ob, sondern wie sie Veränderungen ihren Mitarbeitern kommunizieren. Deswegen sollte das Thema Kommunikation von Anfang an Teil des Projektplans sein. Was ist beim Aufsetzen der Kommunikation zu beachten? Wir haben in einer Checkliste die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
1. Faktor Zeit
Je früher das Thema Kommunikation bei Digitalisierungsprojekten angegangen und mitgedacht wird, desto zielführender. Das eröffnet mehr Spielräume und senkt erfahrungsgemäß die Aufwände für die Kommunikation.
2. Externe Unterstützung
Wie bei jedem Projekt stellt sich die Frage „Make“ oder „Buy“, also holt sich ein Unternehmen externe Unterstützung ins Haus oder realisiert das Projekt selbst. Gerade bei Veränderungsprojekten ist es aus systemischer Sicht sehr empfehlenswert, mit einer externen Agentur zusammenzuarbeiten. Mit dem Blick von außen lassen sich die Bedürfnisse der Zielgruppen schneller erkennen.
3. Perspektive Organisationsentwicklung
Die Einstellung der Mitarbeiter und die Unternehmenskultur sind in der Veränderungskommunikation zentral. Deswegen lohnt es sich, eine Agentur auszuwählen, die nicht nur in Kommunikationsfragen, sondern auch in systemischer Organisationsberatung bewandert ist.
4. Formen der Zusammenarbeit mit einer Agentur
Wird eine Agentur eingebunden, bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten:
- Strategische Beratung: Das Unternehmen holt sich konzeptionellen Input, lässt Kommunikationsstrategie sowie Vorgehen entwickeln und setzt sie dann selbst um.
- Co-Kreation: Kommunikationsstrategie und Vorgehen werden in gemeinsamen Workshops entwickelt und abgestimmt.
- Operative Umsetzung: Das Unternehmen nutzt die Ressourcen einer Agentur für die Umsetzung von Kommunikationsmaßnahmen, ein Projekt Office oder Führungskräfte-Schulungen („Train the Trainer“).
5. Vorgehen
Das Projekt sollte mit einer Ist-Analyse starten, um die relevanten Zielgruppen, ihren Kommunikationsbedarf, Nutzerverhalten, mögliche Stolpersteine etc. zu identifizieren. Aus der Ist-Analyse werden Strategie und Vorgehen abgeleitet, mit denen die Projektziele erreicht werden sollen. An die konzeptionelle Phase schließt sich die Umsetzung von Kommunikationsaktivitäten an, etwa in Form einer Kampagne. Es empfiehlt sich, schon zu Projektbeginn klare Kriterien für die Erfolgsmessung festzulegen. Zum Beispiel: Wie stark wird das Social Intranet nach der Launch-Kampagne genutzt? Anzahl und Dauer von Nutzerzugriffen lassen sich später dem Management kommunizieren.
6. Methoden & Tools
Die Liste an Methoden & Tools wird gerade in Verbindung mit agilen Arbeitsmethoden immer länger. Einige davon, wie etwa Stakeholder Mapping, Change House oder Empathy Map, können sehr hilfreich sein, um sich ein klares Bild von den Zielgruppen zu machen. Andere eignen sich nur in bestimmten Situationen. Sollen Mitarbeiter oder Teams in den Entwicklungsprozess eingebunden sein? Das spricht für co-kreative Tools.
7. Learnings
Erkenntnisse während des Projektes sollten dokumentiert und am Ende ausgewertet werden. Denn: Das nächste Veränderungsprojekt kommt bestimmt.
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