Der interne Newsletter ist ein beliebtes Mittel, um die eigenen Mitarbeitenden mit Informationen zu versorgen. In Zeiten von Mailflut und Informationsüberladung stellt sich allerdings die Frage: Ist das überhaupt noch zeitgemäß? Welche Gründe dafür sprechen.
Jeden Tag flutet ein Berg an E-Mails unsere Postfächer: Absprachen zu wichtigen Themen, Kalendereinträge, Weiterleitungen, Anfragen ... Darunter verstecken sich auch gerne mal interne Newsletter. Wir haben uns gefragt: Ist diese Art des Newsletters überhaupt noch ein wichtiges Tool der internen Unternehmenskommunikation? Unsere klare Antwort: Ja.
Communication is Key: Vorteile des internen Newsletter
Der interne Newsletter bietet die beste Möglichkeit, die eigenen Mitarbeitenden mit wichtigen internen und externen Informationen zu bespielen. Dabei sprechen viele Unternehmen mit ihren Newslettern gezielt bestimmte Zielgruppen an. Beispielsweise Auszubildende oder bestimmte Funktionsbereiche. Der Vorteil: Informationen können gleichzeitig, standortunabhängig und schnell an ausgewählte Mitarbeitenden geschickt werden. Egal ob im Homeoffice, während einer Dienstreise oder im Büro.
Je nach Inhalt und Zielgruppe hilft es, den Newsletter zu individualisieren. Wie kann so etwas aussehen? Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Mitarbeitender an einem von vielen Produktionsstandorten Ihres Unternehmens. Sie würden gerne einen Überblick über alle internen Veranstaltungen und über alle personellen Neuzugänge erhalten. Gleichzeitig ist es mühsam und zeitintensiv, sich diese Informationen selbst im Intranet zusammenzusuchen. Ein Newsletter, der genau auf diesen Standort zugeschnitten ist und alle Veranstaltungen, Personalveränderungen und weiterführenden Informationen enthält, schließt diese Lücke.
Weiterer Vorteil: Individualisierte Mailings schaffen ein Gefühl der Zugehörigkeit im Sinne von: Mein Unternehmen sieht mich und die Belegschaft und gibt mir das Gefühl, Teil der Kommunikation und des Unternehmens zu sein.
Inhalt, Inhalt, Inhalt – oder? Newsletter richtig konzipieren
Ein Newsletter mit echtem Mehrwert für die Mitarbeitenden braucht eine Strategie, ein Konzept und ein ansprechendes Design. Nicht jeder Inhalt ist für jede Zielgruppe geeignet. Daher am besten vorher ganz klar definieren, wer was bekommen soll. So interessiert die Mitarbeitenden in München nicht, welche Veranstaltungen im Standort Berlin stattfinden. Mit den richtigen Verteilerlisten, zu denen sich die Mitarbeitenden anmelden können, lässt sich das verhindern.
Regelmäßige Newsletter (z.B. immer donnerstags oder immer Mitte des Monats) helfen, dass eine gewisse Routine entsteht und sich die Mitarbeitenden darauf verlassen können, wann sie Zugang zu neuen Informationen erhalten. Und was könnten geeignete Inhalte und Formate sein? Hier ein paar Ideen:
- Gute Nachrichten der Woche
- Vorstellung von Mitarbeitenden
- Jubiläen oder Meilensteine
- Lokale Veranstaltungen
- Infos zu Sicherheitsupdates oder -schulungen
- Updates zu Unternehmenszielen
- Benefits für Mitarbeitende
Natürlich ist nicht allein der Inhalt zentral. Auch das Design spielt für die Attraktivität des Newsletters eine Rolle. Das Layout sollte unbedingt für mobile Geräte optimiert sein, sodass der Newsletter auch auf dem Smartphone gut leserlich ist. Zudem sollten interne Newsletter die eigene Marke widerspiegeln und mit dem Corporate Design des Unternehmens vereinbar sein, das sich auch auf anderen Kanälen wiederfindet. Das Motto dabei: Keep it simple!
Interner Newsletter: Gibt es einen Nachteil?
Zwischenfazit: Der interne Newsletter kann den Mitarbeitenden (und dem Unternehmen) einen echten Mehrwert bieten. Doch gibt es auch Nachteile? Das kommt sehr darauf an, wie der Newsletter umgesetzt wird. Er kann zum Flop werden, wenn Unternehmen sinnlose und/oder irrelevante Informationen verschicken. Das beschädigt die Glaubwürdigkeit und der Newsletter landet ungelesen im virtuellen Papierkorb. Ähnliches kann passieren, wenn der Newsletter zu häufig verschickt wird. Zudem lässt sich schwer messen, ob die Mail überhaupt gelesen wurde, mit welchen Inhalten die Mitarbeitenden gerne interagieren oder wie sie die Inhalte generell bewerten.
Es lohnt sich daher, in ein Tool zu investieren, das wichtige Kennzahlen liefert wie zum Beispiel:
- Öffnungsraten (wann und auf welchen Geräten wird das Mailing geöffnet)
- Klickrate (welche Inhalte sind am beliebtesten)
- Lesedauer (wird der Newsletter wirklich komplett gelesen oder nur überflogen)
Auch Feedback ist enorm wichtig, um den Newsletter weiterzuentwickeln und für die Mitarbeitenden attraktiver und nutzwertiger zu machen. Wie wäre es zum Beispiel, ganz gezielt nach Ideen für neue Formate und Inhalte fragen? Oder über interaktive Elemente wie Umfragen einzelne Bereiche des Newsletters bewerten zu lassen? Dies macht den Newsletter am Ende nicht nur besser, sondern schafft abermals ein Gefühl von Zugehörigkeit.
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