Wir bekommen täglich eine Flut an E-Mails in unsere Postfächer gespült. Absprachen zu wichtigen Themen, Kalendereinträge, Weiterleitungen, und, und, und … In diesen ohnehin großen Berg an E-Mails mischt sich dann auch noch gerne der interne Newsletter. Wir haben uns gefragt: Ist der Newsletter noch ein wichtiges Tool der internen Unternehmenskommunikation oder längst schon out of office? Unsere klare Antwort: Wir plädieren dafür – here’s why:
Communication is Key
Der interne Newsletter bietet die beste Möglichkeit die eigenen Mitarbeitenden mit wichtigen internen und externen Informationen zu erreichen. Viele Unternehmen sprechen mit ihren Newslettern gezielt bestimmte Zielgruppen an, wie beispielsweise Auszubildende oder bestimmte Funktionsbereiche. Der Vorteil: Informationen können standortunabhängig gleichzeitig an die ausgewählten Mitarbeitenden geschickt werden. Egal ob im Homeoffice, während einer Dienstreise oder im Büro – der Newsletter kommt an und ist dabei schnell und effektiv. Communication ist schließlich Key. Je nach Inhalt und Zielgruppe hilft es, den Newsletter zu individualisieren. Wie kann so etwas aussehen? Stell dir vor, du möchtest gerne über interne Veranstaltungen an deinem Standort informiert werden, hast aber keine Zeit dich durch sämtliche Intranet-Seiten zu scrollen. Und dann trudelt ein Newsletter mit gesammelten Events und Veranstaltungen nur für deinen Standort ein. Perfekt! Individualisierte Mailings schaffen zudem ein Gefühl der Integration á la: Mein Unternehmen sieht mich und meine Kolleg:innen, spielt mir zugeschnittene Informationen zu und gibt mir das Gefühl, Teil der Kommunikation und des Unternehmens zu sein.
Inhalt, Inhalt, Inhalt – oder worum geht’s?
Ein Newsletter mit echtem Mehrwert für die Mitarbeitenden braucht eine Strategie, ein Konzept und ein ansprechendes Design. Nicht jeder Inhalt ist für jede Zielgruppe geeignet, daher am besten vorher ganz klar definieren, wer was bekommen soll. Schließlich interessiert die Mitarbeitenden in München nicht, welche Events in Berlin stattfinden, an denen sie sowieso nicht teilnehmen können. So können die Mailings und das Unternehmen an Glaubwürdigkeit verlieren. Mit den richtigen Verteilerlisten, zu denen sich die Mitarbeiter:innen aktiv anmelden können, wird dem vorgebeugt. Regelmäßige Newsletter (z.B. immer donnerstags oder immer Mitte des Monats) helfen, dass sich die Mitarbeitenden darauf einstellen und verlassen können. Zusätzlich eignen sich Verlinkungen zu interaktiven Kanälen oder einer Mitarbeitenden-App zur Aktivierung der Kolleg:innen. Und was könnten geeignete Inhalte sein? Hier ein paar Ideen:
- Gute Nachrichten der Woche
- Vorstellung von Mitarbeitenden
- Jubiläen oder Meilensteine
- Lokale Veranstaltungen
- Infos zu Sicherheitsupdates oder -schulungen
- Updates zu Unternehmenszielen
- Benefits für Mitarbeitende
Natürlich ist nicht allein der Inhalt zentral. Auch das Design spielt in die Attraktivität des Newsletters mit rein. Das Layout sollte unbedingt auch für mobile Geräte optimiert sein, sodass der Newsletter auch auf dem Smartphone gut leserlich ist. Nichts schreckt mehr ab als krumme Textumbrüche und abgeschnittene Überschriften. Zudem sollten interne Newsletter eine eigene feste Marke ausstrahlen, die mit dem Corporate Design des Unternehmens vereinbar ist und sich auch auf anderen Kanälen wiederfindet. Das Motto dabei: Keep it simple!
Interner Newsletter: Gibt es einen Haken?
Zwischenfazit: Die E-Mail ist noch nicht tot und kann als Newsletter den Mitarbeitenden einen echten Mehrwert bieten. Da kommt die Frage auf: Gibt es überhaupt Nachteile von E-Mail-Newslettern? Ja, auch die gibt es. Wie bereits erwähnt, kann ein Newsletter zum Flop werden, wenn sinnlos Informationen verschickt werden, die nicht für alle Mitarbeitenden relevant sind oder zu häufig kommen. Zudem lässt sich schwer messen, ob die Mail überhaupt gelesen wurde, mit welchen Inhalten die Mitarbeitenden gerne interagieren oder was gut/schlecht ankam. Es lohnt sich, in ein Tool zu investieren, das die wichtigen Kennzahlen liefert, wie zum Beispiel:
- Öffnungsraten (wann und auf welchen Geräten wird das Mailing geöffnet)
- Klickrate (welche Inhalte sind am beliebtesten)
- Lesedauer (wird der Newsletter wirklich komplett gelesen oder nur überflogen)
- Feedback (was wollen und brauchen die Mitarbeitenden, was nicht)
- Aufruf für neue Inhalte
Feedback ist enorm wichtig, um schnell kleine Änderungen oder Anpassungen am Layout, den Inhalten oder dem Design zu machen. Außerdem können die Mitarbeitenden durch ihr Feedback die Möglichkeit „aktiv“ am Newsletter mitzuwirken. Dies schafft ein Gefühl von Zugehörigkeit – eine klassische Win-win-Situation.
Kommentar schreiben