Immer mehr Unternehmen führen ein Social Intranet ein. Die Vorzüge liegen auf der Hand: Kollaborative Plattformen verbessern die Kommunikation im Unternehmen, fördern den bereichsübergreifenden Austausch und die digitale Zusammenarbeit. So überzeugend die Vorteile auch sind, die Implementierung birgt einige Herausforderungen.
Denn es geht um viel mehr als die Installation einer technischen Lösung.
Diese sieben Tipps helfen bei der Umsetzung des Projekts:
1. Eine passgenaue Intranet-Strategie entwickeln
Was wollen Sie mit dem neuen Social Intranet erreichen? Welche Funktionen sind dafür notwendig? Entwickeln Sie vorab eine Strategie, die zu Ihrem Unternehmen passt. Klären Sie Ziele, Ansprüche und Funktionen und integrieren Sie einen Einführungsplan mit entsprechenden Meilensteinen. Legen Sie auch schon jetzt passende KPIs fest, um Fortschritte und Erfolg zu messen.
2. Ein bereichsübergreifendes Projektteam aufstellen
Implementieren Sie ein Kernteam, das für die Durchführung, Analyse und Kommunikation der Einführung zuständig ist – bestenfalls mit Mitarbeitern aus allen relevanten Bereichen: Management, IT und Kommunikation. Je nach Unternehmensgröße sollte sich das Projektteam ausschließlich der Einführung des Social Intranets widmen, denn oft wird der Aufwand für Analyse und Durchführung unterschätzt.
Tipp: Binden Sie von Anfang an Mitbestimmungsgremien wie den Betriebsrat mit ein. Das stärkt ein gutes Miteinander aller Parteien und kann Gegenwind vermeiden.
3. Mitarbeiter und Interessensgruppen einbinden
Ein neues Social Intranet hat nur Erfolg, wenn es auch akzeptiert wird. Binden Sie Ihre Mitarbeiter also frühzeitig ein. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten: eine abteilungsübergreifende Aufnahme der Anforderungen, Workshops mit verschiedenen Interessensgruppen, ein Pilotprojekt mit interessierten Kollegen oder regelmäßige Umfragen in der Konzeptions- und Umsetzungsphase. Nur wenn die Stakeholder abgeholt und ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden, stehen sie auch hinter der neuen Plattform. So können Sie auch Multiplikatoren und Befürworter gewinnen, die wiederum andere Mitarbeiter von der neuen Lösung überzeugen.
4. Die Technik anhand der Ziele auswählen
Office 365, Sharepoint, Yammer – es gibt unzählige Anbieter und Möglichkeiten. Je nach Einsatzgebiet hat dabei jedes System seine Vorteile. Ist es ihr vorrangiges Ziel, Mitarbeiter im Außendienst zu erreichen? Dann könnte eine mobile Applikation die richtige Wahl sein. Wollen Sie in erster Linie den abteilungsübergreifenden Austausch und digitale Zusammenarbeit ermöglichen? Dann sollten sie unbedingt eine Plattform wählen, die moderne Kollaborationsformen erlaubt.
Tipp: Bei der Technikauswahl auch immer bereits bestehende technische Lösungen prüfen. So vermeiden Sie konkurrierende Plattformen.
5. Eine begleitende Kommunikation aufsetzen
Egal ob Sie sich für eine Schritt-für-Schritt-Einführung oder den großen Big Bang entscheiden: Ein Changeprojekt von diesem Ausmaß sollten Sie unbedingt kommunikativ begleiten. Starten Sie also so früh wie möglich mit einer transparenten und kontinuierlichen Projektkommunikation. Planen Sie am besten eine Teaser-Kampagne und Infomaterial, die den Mitarbeitern die Vorteile des neuen Tools vermitteln und Lust auf die aktive Nutzung machen.
6. Mitarbeiter durch Schulungen befähigen
Auch wenn das neue Tool intuitiv ist, Ihre Mitarbeiter sollten Sie vorab schulen. Mit Präsenzworkshops, Online-Trainings oder Videochats können Sie den Mitarbeitern die technische Bedienung näherbringen, aber auch nochmal an konkreten Anwendungsfällen den Mehrwert des Systems vermitteln. Community Manager und Editoren – also Mitarbeiter, die im System arbeiten und für Inhalte verantwortlich sind – benötigen natürlich detailliertere Schulungen, um adäquat damit umzugehen.
7. Das Social Intranet kontinuierlich verbessern
Damit Sie nicht vom Weg abkommen, lohnt es sich immer wieder, einen Blick auf Ihre Ziele und KPIs zu werfen. Auch nach dem Launch sollte das System kontinuierlich weiterentwickelt werden. Voraussetzung dafür: Sie müssen wissen, wie die Mitarbeiter damit zurechtkommen. Geben Sie ihnen also die Möglichkeit, Feedback zu bestehenden Funktionen und Verbesserungsvorschläge zu teilen. So steigern Sie nicht nur die Performance ihres Intranets, sondern auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.
Die Implementierung eines neuen Social Intranets ist komplex. Damit es einen Mehrwert bringt, bedarf es einer genauen Planung und guter Kommunikation. Die genannten Tipps verschaffen Ihnen einen ersten Überblick, welche Punkte Sie dabei beachten sollten.
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