Der interne Newsletter gilt manchen als Auslaufmodell. Die Zahlen sagen etwas anderes: Interne Mails werden deutlich häufiger geöffnet als Werbemails. Entscheidend ist nicht das Format, sondern wie genau es auf die Empfänger:innen zugeschnitten ist. Wir zeigen, was hineingehört, wie Sie den Newsletter aufbauen und welche Kennzahlen wirklich etwas aussagen.
Ein interner Newsletter ist eine regelmäßige E-Mail an die Belegschaft oder an definierte Teile davon. Er bündelt Informationen, die sonst verstreut im Intranet liegen oder gar nicht ankommen.
Drei Aufgaben erfüllt er:
Er stellt einen gemeinsamen Informationsstand her.
Er ordnet ein, warum etwas passiert – nicht nur, dass es passiert.
Er macht Menschen und Projekte im Unternehmen sichtbar.
Damit unterscheidet er sich von der Ad-hoc-Mail: Er kommt verlässlich, und die Empfänger:innen wissen, wann.
Die Sorge, im Postfach unterzugehen, ist berechtigt. Der PR-Trendmonitor (2025) von news aktuell und P.E.R. Agency nennt Informationsflut als zweitgrößte Hürde der internen Kommunikation: 21 Prozent der 276 befragten Kommunikationsprofis aus Deutschland und der Schweiz sehen darin ihr größtes Problem. Noch häufiger genannt wird nur Ressourcenmangel mit 31 Prozent.
Trotzdem funktioniert interne Post besser als ihr Ruf. Der Internal Email Benchmark Report 2026 von ContactMonkey wertete mehr als 255.000 interne Mail-Kampagnen aus über 20 Branchen aus. Die durchschnittliche Öffnungsrate lag bei 76 Prozent. Werbemails erreichen üblicherweise 20 bis 40 Prozent.
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die Daten stammen von einem Anbieter und decken nur Unternehmen ab, die ein Messwerkzeug einsetzen – gut organisierte Absender also. Und eine Öffnung ist kein Beweis für Aufmerksamkeit. Der Report formuliert das selbst so: Die Öffnungsrate misst Reichweite, nicht Wirkung.
Unsere Beobachtung aus Mandaten: Newsletter scheitern selten am Kanal. Sie scheitern daran, dass alle dasselbe bekommen. Sobald Verteiler nach Standort oder Funktion getrennt werden, steigt die Bereitschaft, überhaupt hineinzusehen.
Ein Newsletter erreicht alle zur gleichen Zeit – im Büro, im Homeoffice oder auf Dienstreise. Das sorgt für einen gemeinsamen Informationsstand. Denn was nur über Flurgespräche weitergegeben wird, kommt oft verspätet, verkürzt oder verzerrt an.
Noch wichtiger ist die zielgruppengenaue Ansprache. Nehmen wir eine Mitarbeiterin an einem von zwölf Produktionsstandorten: Für sie ist relevant, welche Veranstaltungen vor Ort stattfinden, was sich an ihrem Standort verändert und wer neu ins Team kommt. Diese Informationen jedes Mal selbst im Intranet zusammenzusuchen, kostet Zeit und Aufmerksamkeit. Ein standortspezifischer Newsletter bündelt genau das, was für sie wichtig ist.
Und er bewirkt noch etwas: Wer Informationen erhält, die zur eigenen Arbeitsrealität passen, fühlt sich stärker angesprochen und einbezogen. Auch so entsteht Zugehörigkeit.
Ein Newsletter mit Mehrwert braucht eine Strategie, nicht nur ein Template. Klären Sie vorab, wer was bekommen soll. Die Kolleg:innen in München interessieren sich nicht für Termine in Berlin. Getrennte Verteiler, in die sich Mitarbeitende eintragen können, lösen das.
Legen Sie einen festen Rhythmus fest – immer donnerstags oder immer zur Monatsmitte. Verlässlichkeit schafft Routine, und Routine schafft Öffnungsraten.
Gute Nachrichten der Woche
Vorstellung neuer Kolleg:innen
Jubiläen und Meilensteine
Veranstaltungen am eigenen Standort
Hinweise zu Sicherheitsupdates und Schulungen
Fortschritt bei den Unternehmenszielen
Benefits für Mitarbeitende
Für die einzelne Ausgabe hat sich bei uns ein einfaches Muster bewährt:
Eine Kernbotschaft nach oben. Das Thema, das wirklich alle betrifft. Drei bis vier Sätze, nicht mehr.
Drei bis fünf weitere Themen, jeweils mit Überschrift, zwei Sätzen und einem Link zur Vertiefung. Mehr liest niemand.
Ein Gesicht pro Ausgabe. Eine Person, ein Projekt, eine Stimme aus dem Unternehmen.
Ein Rückkanal am Ende. Eine Frage, eine Umfrage oder eine Mailadresse für Antworten.
Als Faustregel: Der Newsletter sollte in drei Minuten lesbar sein. Wer mehr unterbringen will, braucht keinen längeren Newsletter, sondern einen zweiten Verteiler.
Das Layout muss auf dem Smartphone funktionieren – bei Beschäftigten in Produktion und Logistik ist es oft das einzige Gerät. Halten Sie sich an das Corporate Design des Unternehmens, damit der Newsletter erkennbar von Ihnen kommt. Und halten Sie es einfach. Zwei Spalten sind meistens eine zu viel.
Nachteile hat das Format vor allem dann, wenn es lieblos betrieben wird. Vier Fehler sehen wir immer wieder:
Irrelevante Inhalte. Wer zweimal nichts Brauchbares findet, öffnet das dritte Mal nicht mehr.
Zu hohe Frequenz. Wöchentlich ohne Substanz schadet mehr als monatlich mit Substanz.
Keine Messung. Ohne Kennzahlen merkt niemand, dass der Newsletter nicht gelesen wird.
Kein Rückkanal. Ein Newsletter ohne Antwortmöglichkeit ist eine Verlautbarung.
Drei Kennzahlen reichen für den Anfang:
Kennzahl | Was sie zeigt | Richtwert |
|---|---|---|
Öffnungsrate | Reichweite | 76 % im Durchschnitt, je nach Branche 63 bis 86 % |
Klickrate | Interesse an einzelnen Themen | 9 % im Durchschnitt |
Lesedauer | ob gelesen oder überflogen wird | kein belastbarer Richtwert |
Die Werte stammen aus dem Benchmark Report 2026 von ContactMonkey. Am oberen Ende liegen Rechtswesen und Immobilien mit 86 Prozent, am unteren Transport und Logistik mit 63 Prozent – dort arbeiten viele Beschäftigte ohne festen Bildschirmarbeitsplatz.
Vergleichen Sie sich nicht mit dem Durchschnitt, sondern mit sich selbst. Die Frage lautet nicht „sind 70 Prozent gut", sondern „waren es letztes Quartal auch 70 Prozent". Und eine hohe Öffnungsrate bei sinkender Klickrate ist ein Warnsignal: Der Absender wird noch geöffnet, die Themen tragen nicht mehr.
Fragen Sie zusätzlich direkt nach. Eine Umfrage zu Formatwünschen bringt oft mehr als jede Auswertung.
Die Wahl hängt davon ab, was Sie messen wollen und wo Ihre Belegschaft ohnehin arbeitet:
Outlook-Erweiterungen wie ContactMonkey oder PoliteMail bleiben im gewohnten Postfach und liefern Kennzahlen. Geeignet, wenn Microsoft gesetzt ist.
Mitarbeiter-Apps wie Staffbase oder Haiilo erreichen auch Beschäftigte ohne Firmenmail – der Punkt für Produktion, Pflege und Logistik.
Klassische Newsletter-Werkzeuge wie Brevo oder Mailchimp sind günstig, aber für interne Verteiler und Datenschutzanforderungen nur bedingt gedacht.
Intranet-Module, etwa in SharePoint oder Viva Engage, verbinden Newsletter und Intranet, verlangen aber Pflege.
Prüfen Sie vor der Entscheidung, wie viele Beschäftigte überhaupt eine Firmenmailadresse haben. Diese Zahl entscheidet mehr als der Funktionsumfang.
Der interne Newsletter ist nicht veraltet. Veraltet ist die Vorstellung, dass eine Mail an alle genügt.
Wer Verteiler trennt, einen festen Rhythmus hält und drei Kennzahlen im Blick behält, hat ein Werkzeug, das zuverlässig ankommt. Wer alles an alle schickt, produziert die Informationsflut, die er eigentlich lösen wollte.
Ob ein Newsletter gelesen wird, hängt weniger vom Werkzeug ab als von Themen, Ton und Rhythmus. Wir entwickeln mit Ihnen Konzept und Redaktionsplan. Außerdem klären wir, welche Aufgabe der Newsletter neben Intranet, Town Hall und Führungskräften übernehmen soll. Mehr zu unserer Arbeit als Agentur für Interne Kommunikation.
Eine Kernbotschaft, drei bis fünf kurze Themen mit Links zur Vertiefung, eine persönliche Geschichte aus dem Unternehmen und eine Antwortmöglichkeit. Lesezeit: drei Minuten.
So oft, wie Sie relevante Inhalte haben – verlässlich zum gleichen Termin. Monatlich mit Substanz wirkt besser als wöchentlich ohne.
Interne Mails erreichen laut ContactMonkey-Benchmark 2026 im Schnitt 76 Prozent, je nach Branche zwischen 63 und 86 Prozent. Aussagekräftiger als der Vergleich mit dem Durchschnitt ist die Entwicklung Ihrer eigenen Werte.
Nein. Das Intranet ist der Ort, an dem Informationen liegen. Der Newsletter ist der Anstoß, dort hinzugehen.
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