Town Hall Meetings, auch bekannt als All-Hands Meetings, kennen wir vor allem von großen, internationalen Unternehmen. Die Herkunft des Begriffs versteckt sich bis heute im Namen: Amerikanische Politiker wollten in Bürgerversammlungen die Bedürfnisse der Bürger erkennen. Im Kontext von Unternehmen versteht man heute unter Town Hall Meetings Veranstaltungen, bei denen die komplette Belegschaft des Unternehmens entweder vor Ort, hybrid oder remote zusammenkommt. Google führt seine TGIF-Meetings (Thank god its friday) sogar wöchentlich durch. Unsere Kunden Amazon, WTW oder Knorr Bremse beraten wir quartalsweise oder halbjährlich bei der Durchführung ihrer unternehmensweiten Town Hall Meetings.

Aus Beratungsgesprächen mit unseren Kunden wissen wir: Kleinere Unternehmen unterschätzen oft die Notwendigkeit von Town Hall Meetings. Sie gehen häufig davon aus, dass diese erst mit einer gewissen Anzahl an Mitarbeitenden erforderlich werden. Wir sehen das anders! Auch für kleinere Unternehmen bringen Town Hall Meetings einen großen Mehrwert. Zuletzt haben hybride Arbeitsmodelle den Bedarf an unternehmensweiten Zusammenkünften gesteigert.

In Ihrem Unternehmen gibt es kein gemeinsames Meeting für alle Mitarbeitenden? Wir nennen 4 Gründe, warum auch Sie regelmäßige Town Hall Meetings abhalten sollten.

#1 Möglichkeit, an ALLE gleichzeitig zu kommunizieren

Wir alle kennen aus unserer Kindheit das Spiel “Flüsterpost”. Gab es zwischen Ausgangswort und dem am Ende laut ausgesprochenem Ergebnis so gut wie keine Gemeinsamkeiten, sorgte dies für lautes Lachen. Im Unternehmen könnte dies eher für Frust sorgen. Denn es gibt Themen, die alle Mitarbeitenden aus erster Hand erfahren sollten. Hierzu gehören beispielsweise strategische Ziele, Unternehmensvisionen, aber auch Entscheidungen, die einen Change-Prozess einleiten. Nur so kann die Flüsterpost vermieden und sichergestellt werden, dass alle Mitarbeitenden die gleichen Informationen zur gleichen Zeit erhalten. Hybride Arbeitsmodelle sowie die tägliche Flut an Informationen macht es schon heute kleineren Unternehmen schwer, alle Mitarbeitenden mit den gleichen Informationen zu versorgen. Dies hat den Bedarf an Town Hall Meetings weiter gesteigert.

#2 Wichtige Plattform für Dialog und Fragen

Town Hall Meetings sind keine Einbahnstraße in der Kommunikation. Der Dialog und Raum für Fragen ist quasi die Seele dieses Formats. Auch hier gilt: Der Bedarf an offenem Dialog nimmt mit hybriden Arbeitsmodellen oder der verteilten Arbeit an verschiedenen Standorten zu. Mit Town Hall Meetings wird den Fragen ein zentraler Raum eingeräumt. Dies senkt die Hürde der Mitarbeitenden, ihre Fragen an die Führungsebene zu richten. Außerdem stärkt es die Bindung an den Arbeitgeber, wenn die Fragen aus dem Team unmittelbar und offen beantwortet werden. Für eine optimale Vorbereitung auf die Fragen lohnt es sich, diese schon vor der Town Hall Meeting einzuholen. Wer dafür Online-Tools nutzt, die auch eine Abstimmung über bereits eingereichte Fragen ermöglichen, kann zudem im Vorfeld eine besondere Relevanz von bestimmten Fragestellungen erkennen.

#3 Engagement der Mitarbeitenden würdigen und Motivation steigern

Neben Informationen zur Unternehmensentwicklung, zur Strategie oder der Möglichkeit für Q&As bieten Town Hall Meetings auch die Gelegenheit, über erfolgreiche Projekte aus dem Team zu berichten. Diese Form der Wertschätzung motiviert das Team für weitere Erfolge. An dieser Stelle sollten auch Projektverantwortliche außerhalb der Führungsebene zu Wort kommen. Das ist ein weiteres Zeichen der Anerkennung für ihre Leistung. Außerdem ist es eine gute Gelegenheit, mehr Mitglieder aus dem gesamten Team vorzustellen.

#4 Mit Emotionen die Unternehmenskultur stärken

Interne Newsletter, Newsroom oder Intranet eignen sich als interne Kommunikationskanäle, um Informationen an die Mitarbeitenden zu übermitteln. Emotionen bleiben bei Textformaten jedoch leicht auf der Strecke. Egal ob live, hybrid oder remote: Wo wir echte Menschen erleben, erleben wir auch Emotionen. Town Hall Meetings sind demnach wichtig, um die Unternehmenskultur erlebbar zu machen.

Tipps für die erfolgreiche Planung von Town Hall Meetings

Sie haben die Notwendigkeit für Town Hall Meetings erkannt? Ob Live-Veranstaltung oder hybrides Meeting: Mit diesen Tipps können Sie Ihr Town Hall Meeting erfolgreich planen und umsetzen.

Arbeiten Sie im Vorfeld eine Agenda für das Meeting aus und kommunizieren sie diese zusammen mit der Einladung an die Mitarbeitenden. Unterschiedliche Schwerpunktthemen für jedes Town Hall Meeting wecken das Interesse der Mitarbeitenden und helfen dabei, einen roten Faden für die Veranstaltung zu entwickeln.
Überlegen Sie sich interaktive Elemente, um die Mitarbeitenden zu involvieren und planen Sie eine abwechslungsreiche Gestaltung der Formate. Online-Umfragen, beispielsweise über Mentimeter, geben die Gelegenheit, die Stimmen aus dem Team sichtbar zu machen. Vorbereitete Video-Sequenzen eignen sich, um beispielsweise Einblicke in einzelne Projekte zu bekommen. Auch Diskussionsrunden lockern die Vorträge der Referenten auf und sorgen für unterhaltsame Abwechslung.
Binden Sie in die Town Halls möglichst unterschiedliche Kolleg:innen ein. Im Idealfall berichtet jeweils die Person über Projekte, die für die Ausarbeitung verantwortlich ist. So lernt das Team verschiedene Kolleg:innen kennen. Gleichzeitig erfahren die vortragenden Kolleg:innen Wertschätzung für die eigene Leistung.
Lassen Sie die Inhalte der Town Hall mit einem Follow-up nachwirken. Ob ein mitgeschnittenes Video im Nachgang oder ein Sonder-Newsletter mit den wichtigsten Inhalten: Wiederholung schafft nicht nur Verständnis, sondern sorgt auch dafür, dass die Informationen besser im Kopf bleiben. Außerdem bietet die nachgelagerte Kommunikation die Möglichkeit, auf bisher unbeantwortete Fragen einzugehen.

Wenn wir Sie dabei unterstützen können, Ihr Town Hall umzusetzen, schreiben Sie uns gerne über unser Kontaktformular. Weitere Informationen erhalten Sie auch auf unserer entsprechenden Leistungsseite.

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