Zu Jahresbeginn finden in vielen Unternehmen strategische Jahres-Kick-offs, Townhalls oder Mitarbeiterevents statt. Neben Strategie, Zielen und Ausblicken gehört dabei meist auch die Q&A-Session als fester Programmpunkt dazu. Richtig eingesetzt, ist sie ein zentrales Instrument der internen Kommunikation, um Transparenz zu schaffen, Vertrauen aufzubauen und echten Dialog mit Mitarbeitenden zu ermöglichen. In der Praxis bleiben Q&As bei Mitarbeiterevents jedoch häufig hinter diesem Anspruch zurück. Unklare Vorbereitung, ungünstiges Zeitmanagement oder ausweichende Antworten sorgen dafür, dass aus einem wichtigen Dialogformat schnell eine Pflichtübung wird – mit Frust auf beiden Seiten.
Dieser Beitrag zeigt anhand von fünf typischen Fehlern, wie Q&A-Sessions bei Mitarbeiterevents garantiert scheitern. Im Anschluss erhalten Sie eine praxisnahe Checkliste, mit der Sie Q&As bei internen Veranstaltungen gezielt vorbereiten, professionell moderieren und nachhaltig nachbereiten können.
Wer braucht schon eine gute Vorbereitung für die Q&A-Session? Spontane Antworten sind schließlich die ehrlichsten. Immerhin geht es ja um eine authentische Kommunikation. Es lässt sich ohnehin nie vorhersagen, was gefragt wird. Also: Einfach ins kalte Wasser springen und hoffen, dass die richtigen Worte schon irgendwie kommen. Und falls nicht – ein bisschen Herumdrucksen hat noch keiner Führungskraft geschadet.
Transparenz ist wichtig, aber bitte mit Vorlauf. Wer bis drei Wochen vor dem Mitarbeiterevent keine Frage eingereicht hat, ist selbst schuld und kann nicht mit einer Beantwortung rechnen. Für maximale Sicherheit: Kommunizieren Sie das Thema der Veranstaltung erst nach Ablauf der Frist. So bleibt garantiert alles schön planbar – und unangenehme Überraschungen bleiben aus.
Platzieren Sie die Q&A einfach konsequent ans Ende der Veranstaltung – am besten direkt nach dem abschließenden Dankeswort und vor dem wohlverdienten Feierabend. So bleibt garantiert keine Zeit mehr für unbequeme Nachfragen. Und das Beste: Sie können jederzeit betonen, dass die Möglichkeit für Fragen selbstverständlich auf der Agenda stand. Schließlich zählt der gute Wille – nicht etwa die tatsächliche Umsetzung.
Klarheit ist überbewertet. Die Mitarbeitenden wollen sich bloß gehört fühlen, dafür reicht es, wenn sie vorab Fragen stellen dürfen. Bleiben Sie in Ihren Antworten lieber offen und vage und suchen sie nach Kollegen und Kolleginnen, an die Sie die Verantwortung abgeben können. Wichtig: Niemals zugeben, dass Sie etwas nicht wissen – das könnte ja Unsicherheit signalisieren und lässt Sie als Führungskraft unprofessionell dastehen. Stattdessen: Ausweichende Formulierungen nutzen. Schließlich befinden wir uns in einer Transformation, auf die sich alles schieben lässt. Endlich ist der Wandel mal zu etwas gut!
Fragen abschneiden, Rückfragen vermeiden – das ist die Devise. „Das nehmen wir mit“ ist der perfekte Satz, um jede Diskussion elegant zu beenden. Wohin Sie die Frage mitnehmen? Egal, Hauptsache weg von hier! Erfahrungsgemäß erinnert sich nach der Veranstaltung sowieso niemand mehr daran und beim nächsten Mitarbeiterevent hat das Team ja ohnehin wieder die Gelegenheit, Fragen rechtzeitig vorab einzureichen.
Wer innerlich beim ein oder anderen Punkt zustimmend nickt, kennt die Realität: Oft sind Q&A-Sessions eher Pflichtübung als echter Dialog. Mit einer fundierten Vorbereitung lässt sich das ändern.
Thema und Ziel der Q&A festlegen:
Was soll erreicht werden? Welche Themen sind relevant?
Fragen frühzeitig und offen einsammeln:
Verschiedene Kanäle nutzen (E-Mail, Intranet, Chat). Neben der Möglichkeit, Fragen vorab einzureichen, sollten auch spontane Fragen während der Veranstaltung zugelassen sein (Wortmeldung, Live-Chat).
Fragen bündeln und sortieren:
Thematische Schwerpunkte erkennen; Wiederholungen zusammenfassen; priorisieren.
Antworten vorbereiten
Fakten recherchieren
Klare, ehrliche Antworten formulieren
Unsicherheiten offen ansprechen
Antworten ggf. für verschiedene Stakeholder und Zielgruppen clustern
Expert:innen einbinden
Wer kann zu welchem Thema fundiert Auskunft geben?
Zuständigkeiten klären
Moderation festlegen
Wer leitet die Q&A?
Wie werden Fragen ausgewählt und verteilt?
Offene und wertschätzende Atmosphäre schaffen
Zuhören, Blickkontakt, Respekt zeigen
Fragen klar wiederholen und beantworten
Bei Unklarheiten nachfragen; keine Frage abwürgen
Ehrlich bleiben
Unbeantwortbare Fragen offen zugeben,
Nachreichung anbieten und einhalten
Rückfragen zulassen
Dialog ermöglichen, Nachfragen fördern
Zeitmanagement im Blick behalten
Prioritäten setzen, ggf. Fragen bündeln
Offene Punkte dokumentieren
Was wurde nicht beantwortet?
Wer kümmert sich um die Nachbereitung?
Antworten nachreichen
Ergebnisse transparent und zeitnah kommunizieren (z. B. im Intranet)
Feedback einholen
Was lief gut? Was kann verbessert werden?
Tipp: Eine gute Q&A-Session lebt von Ehrlichkeit, Respekt und echter Dialogbereitschaft. Vorbereitung ist der Schlüssel!
Sie möchten Ihre Q&A-Kultur wirklich verbessern? Wir unterstützen Sie bei der Konzeption, Moderation und Nachbereitung Ihrer internen Formate – damit Dialog kein Lippenbekenntnis bleibt.
Das Bild wurde von Nano Banana Pro erstellt.
consense communications GmbH (GPRA) Expertin für interne und externe Unternehmenskommunikation mit kreativer Ader und einer Leidenschaft für Sprache.
