Automatisierung, KI, neue Prozesse: Mitarbeitende im Wandel mitnehmen

Der technologische Fortschritt trifft in der Arbeitswelt auf zunehmend diverse Belegschaften – von digitalaffinen Berufseinsteiger:innen bis zu Mitarbeitenden kurz vor dem Ruhestand. Für Unternehmen stellt sich daher die Frage, wie sich der digitale Wandel so gestalten lässt, dass unterschiedliche Ausgangslagen und Bedürfnisse berücksichtigt werden. Dabei spielt Change Management eine zentrale Rolle, um technologische Veränderungen nachhaltig in Organisationen zu verankern.

KI in der Arbeitswelt: Zahlen und Fakten 

KI hat sich innerhalb kurzer Zeit von einer experimentellen Technologie zu einem festen Bestandteil vieler Geschäftsprozesse entwickelt. Der Stanford AI Index 2025 zeigt beispielsweise, dass bereits 78 Prozent der Unternehmen weltweit KI einsetzen – ein deutlicher Anstieg gegenüber 55 Prozent im Jahr zuvor.  

Gleichzeitig zeigt sich jedoch eine deutliche Lücke zwischen technologischer Entwicklung und organisatorischer Umsetzung: Eine Studie von Boston Consulting zeigt, Zwar nutzen 72 Prozent der Beschäftigten weltweit generative KI bereits regelmäßig, jedoch fühlen sich nur 36 Prozent ausreichend auf den Umgang mit der Technologie vorbereitet.  

Auch die Haltung gegenüber KI ist ambivalent: Während 46 Prozent der Mitarbeitenden in Unternehmen während der KI-Transformation um ihre berufliche Zukunft besorgt sind, geben 65 Prozent der Beschäftigten an, grundsätzlich offen für KI im Arbeitsalltag zu sein, wenn diese sinnvoll integriert wird. 

Die Ergebnisse der Studien verdeutlichen ein zentrales Spannungsfeld der digitalen Transformation: Während viele Mitarbeitende die Potenziale neuer Technologien erkennen, bestehen gleichzeitig Unsicherheiten über deren Auswirkungen auf Arbeit und Rollen. Das zeigt sich in vielen Unternehmen auch zwischen den Generationen.  

Jüngere Mitarbeitende integrieren KI-Tools häufig selbstverständlich in ihre Arbeitsweise, etwa bei Recherche oder Informationsstrukturierung. Beschäftigte mit längerer Berufserfahrung begegnen neuen Technologien dagegen teilweise vorsichtiger – nicht zuletzt, weil ihre Expertise auf langjährigem Erfahrungswissen und etablierten Arbeitsmethoden basiert. 

Unterschiedliche Lernbedürfnisse erkennen 

Unabhängig von Betriebszugehörigkeit, Alter oder Geschlecht stellen sich Mitarbeitende im Zuge eines Digitalisierungsprojekts häufig ähnliche Fragen: 

• Warum wird eine bestimmte Technologie eingeführt? 

• Was verändert sich dadurch konkret in meinem Arbeitsalltag? 

• Verändert sich meine Rolle im Unternehmen? 

• Muss ich neue Kompetenzen aufbauen? 

• Wird meine Arbeit jetzt stärker kontrolliert? 

Eine zentrale Aufgabe von Führungskräften als Teil der internen Kommunikation besteht darin, solche Fragen frühzeitig aufzugreifen und Veränderungen verständlich einzuordnen. Reine Informationsweitergabe reicht dabei selten aus. Mitarbeitende müssen neue Technologien auch praktisch erleben können. 

Gleichzeitig arbeiten Belegschaften mit sehr unterschiedlichen Voraussetzungen. Während Digital Natives bereits aus Ausbildung oder Studium mit digitalen Tools, kollaborativen Plattformen und KI-Anwendungen vertraut sind und neue Technologien meist schnell ausprobieren, haben andere Generationen einen Großteil ihres Berufslebens in weniger automatisierten Arbeitsumgebungen verbracht. 

Entsprechend unterscheiden sich Lernkurven, Erwartungen und auch die Geschwindigkeit, mit der neue Technologien adaptiert werden. Erfolgreiche Transformation bedeutet daher immer auch, diese unterschiedlichen Lernbedürfnisse gezielt zu berücksichtigen. Sonst besteht die Gefahr, dass Innovation als Störung eingespielter Arbeitsweisen wahrgenommen wird, statt als Unterstützung im Arbeitsalltag. 

Change-Prozesse erfolgreich gestalten: Mitarbeitende aktiv einbeziehen

Viele Transformationsprojekte scheitern nicht an der Technologie selbst, sondern an fehlender Akzeptanz im Arbeitsalltag. Ein häufiger Grund dafür ist ein rein top-down gesteuerter Implementierungsprozess und fehlende Change Kommunikation. Wenn neue Systeme ausschließlich von Management, IT oder externen Anbietern geplant werden, bleiben wichtige Perspektiven der späteren Anwender oft unberücksichtigt.

Für Unternehmen bedeutet das: Mitarbeitende frühzeitig einbeziehen und ihre unterschiedlichen Voraussetzungen berücksichtigen. Gerade bei der Einführung neuer Technologien unterscheiden sich Lernbedürfnisse innerhalb der Belegschaft deutlich.

Während jüngere Mitarbeitende als Digital Natives häufig von offenen Lernformaten oder experimentellen Testumgebungen profitieren, wünschen sich ältere Beschäftigte eher strukturierte Trainings, klare Anwendungsszenarien und ausreichend Zeit, neue Technologien in bestehende Arbeitsroutinen zu integrieren. Partizipative Ansätze spielen bei der erfolgreichen Gestaltung der digitalen Transformation daher eine zentrale Rolle, etwa durch: 

• Pilotprojekte mit ausgewählten Teams 

• Einbindung von „Key Usern“ aus verschiedenen Abteilungen 

• Feedbackschleifen während der Implementierung 

• gemeinsame Weiterentwicklung von Prozessen 

In Pilotprojekten testen ausgewählte Teams neue Anwendungen zunächst im Arbeitsalltag, bevor sie unternehmensweit eingeführt werden. So lassen sich konkrete Einsatzmöglichkeiten identifizieren und zugleich prüfen, wie gut sich neue Technologien in bestehende Prozesse integrieren lassen.

Beispielsweise können KI-Tools im Marketing bei der Recherche, beim Erstellen erster Textentwürfe oder bei der Analyse von Kampagnendaten unterstützen. In Bereichen wie Controlling oder Personalwesen helfen sie etwa dabei, große Datenmengen auszuwerten oder administrative Abläufe effizienter zu gestalten. 

Die Erfahrungen aus diesen Pilotphasen werden systematisch gesammelt und in Feedbackschleifen ausgewertet. Dadurch können Funktionen angepasst, Schulungsbedarfe frühzeitig erkannt und Prozesse bereits während der Implementierung weiterentwickelt werden.

Eine wichtige Rolle spielen dabei sogenannte Key User. Diese Mitarbeitenden werden frühzeitig mit neuen Systemen vertraut gemacht, sammeln praktische Erfahrungen und fungieren anschließend als erste Ansprechpartner im Team. Sie unterstützen Kolleginnen und Kollegen bei Fragen im Arbeitsalltag und geben Rückmeldungen aus der Praxis an Projektteams oder IT-Abteilungen weiter. 

Diese direkte Unterstützung erleichtert vielen Beschäftigten den Einstieg in neue Technologien. Fragen lassen sich unmittelbar im eigenen Arbeitskontext klären, und Anwendungen können schrittweise in bestehende Routinen integriert werden. So werden neue Technologien nicht nur eingeführt, sondern gemeinsam mit den Mitarbeitenden weiterentwickelt und nachhaltig im Arbeitsalltag verankert.

Drei Key Takeaways zu KI in der Arbeitswelt

1. KI verändert Arbeitsprozesse, aber nicht automatisch die Organisation:

   Während viele Unternehmen KI bereits einsetzen, fühlen sich viele Beschäftigte noch nicht ausreichend auf den Umgang mit der Technologie vorbereitet. Neben technologischer Innovation braucht es deshalb auch organisatorische Anpassungen und gezielte Qualifizierungsangebote. 

2. Unterschiedliche digitale Erfahrungen erfordern unterschiedliche Lernformate:

   Belegschaften bestehen aus Mitarbeitenden mit sehr unterschiedlichen digitalen Vorkenntnissen. Erfolgreiche Transformation berücksichtigt diese Vielfalt und bietet sowohl experimentelle Lernformate als auch strukturierte Trainings und praxisnahe Unterstützung. 

3. Beteiligung erhöht Akzeptanz und erleichtert Veränderung:

   Pilotprojekte, Key User und Feedbackschleifen ermöglichen es Mitarbeitenden, neue Technologien im Arbeitsalltag zu erproben und aktiv mitzugestalten. Dadurch werden Innovationen nicht nur eingeführt, sondern gemeinsam im Unternehmen weiterentwickelt.