Je stärker KI den Zugriff auf internes Wissen automatisiert, desto wichtiger wird die Rolle der Internen Kommunikation als Kuratorin, Strukturgeberin und kulturelle Instanz.
2026 ist das Jahr, in dem KI-Agents zum Standard in Unternehmen werden. Damit verschiebt sich die Verantwortung der Internen Kommunikation: Sie muss Wissen so aufbereiten, dass KI-Systeme präzise Antworten liefern, und gleichzeitig Räume für echten Austausch schaffen. Dieser Beitrag zeigt, was diese Veränderung für Ihre interne Kommunikationsstrategie bedeutet und wie Ihre Botschaften auch 2026 ankommen.
Bisher hat die Interne Kommunikation entschieden, was wann ins Intranet kommt (Push). Mit der Verfügbarkeit von KI-Assistenten, die Zugriff auf internes Wissen haben, entscheiden die Mitarbeitenden per Prompt selbst, welche Informationen sie beziehen (Pull). Das ist einerseits eine Art Demokratisierung von Wissen, und gleichzeitig der Kontrollverlust über die Datengrundlage. Es sei denn, die Wissensbasis ist so gut kuratiert, dass Falschinformationen sehr unwahrscheinlich werden.
Und genau das ist nun der Job der IK: Sie muss die Wissensdatenbank füttern und sicherstellen, dass die KI auf die richtigen, internen Quellen zugreift (durch RAG, also Retrieval Augmented Generation). Dabei gilt: Redundanz ist Gift für die KI. Wenn drei verschiedene Versionen einer Strategie im Intranet schwirren, scheitert die interne KI und zitiert möglicherweise veraltete Strategiepapiere. Damit hat die IK ihren Job als Kuratorin nicht erfüllt.
Handlungsempfehlung: Misten Sie aus. Ein umfassender „Content Audit“ sollte eines Ihrer Prio-Projekte für das erste Quartal werden.
Neben dem Was ist auch entscheidend, wie das vorhandene Wissen aufbereitet ist. Damit kommen wir zum nächsten Punkt.
Jahrelang hat die Interne Kommunikation für Menschen geschrieben. Keine Sorge, das tut sie auch weiterhin. Es gibt inzwischen allerdings eine vorgelagerte Zielgruppe: Wir schreiben jetzt für KI-Agents – ChatGPT, Perplexity, Microsoft Copilot und Co. –, die stellvertretend für unsere Mitarbeitenden recherchieren, lesen und Informationen priorisieren.
Wenn wir KI als eigene Zielgruppe begreifen und verstanden haben, wie sie sucht und welche Inhalte sie bevorzugt, können wir Informationen entsprechend aufbereiten. Mein Kollege Alexander hat in seinem Blogbeitrag die wichtigsten Grundprinzipien für KI-geeignete Texte heruntergebrochen. Kurz gesagt: Besonders gut schneiden Inhalte ab, die klar formuliert, strukturiert, inhaltlich tief, aktuell sind und einen roten Faden aufweisen.
Methode: Viele Unternehmen, vor allem große Tech-Konzerne, setzen auf die Smart Brevity-Methode. Die Regeln in aller Kürze:
Kernbotschaft zuerst: Das Wichtigste steht am Anfang.
Kurze Sätze, klare Struktur, klare Worte: Formulieren Sie einfache Sätze und verwenden Sie nur so viele Worte wie nötig.
Hervorhebungen: Nutzen Sie Bulletpoints und markieren Sie Schlüsselbegriffe.
So schaffen Sie Texte, die für KI und Ihre Kolleg:innen gleichermaßen leicht zu erfassen sind.
Wer sich an dieser Stelle fragt: „Besteht mein Job in der IK ab sofort nur noch aus Datenpflege?“, dem kann ich getrost entgegnen: Im Gegenteil.
Indem wir die reine Informationsweitergabe an effizient arbeitende KI-Systeme delegieren, gewinnen Kommunikatoren Raum für die eigentliche Kernaufgabe der Kommunikation zurück: Beziehung, Motivation und Identifikation. Die KI übernimmt das „Was“ (die Fakten), die Interne Kommunikation besetzt das „Warum“ (den Sinn) und das „Wir“ (die Kultur) mehr denn je.
Dafür braucht es Formate mit Tiefgang, es zählt Qualität vor Quantität. Live-Formate gewinnen massiv an Relevanz: Mitarbeitendenversammlungen und Workshops werden zu Orten der Resonanz. Hier setzen Sie Akzente, hier wird Haltung spürbar und hier findet der Dialog statt – Dinge, die kein System ersetzen kann.
Dieser Wandel setzt eine hohe AI Literacy voraus – und hier begegnen wir einer neuen kulturellen Herausforderung: der Schere zwischen „AI Natives“ und denjenigen, die dem technologischen Wandel skeptisch gegenüberstehen.
Interne Kommunikation übernimmt also auch eine zentrale Rolle in der Change-Begleitung. Sie schafft Räume, in denen Berührungsängste mit neuen Technologien abgebaut werden. Offenheit für KI ist die Voraussetzung dafür, dass Mitarbeitende die Freiheit gewinnen, sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren: kreative Zusammenarbeit und echte Innovation.
KI-gestützte Kommunikation fordert Kommunikatoren heraus, ihre Rolle neu zu denken. Die IK wird weniger Gatekeeper, mehr Möglichmacher. Sie sorgt dafür, dass Wissen nicht nur gefunden, sondern verstanden und gelebt wird.
Entscheidend ist, dass sie den Wandel als Chance begreifen: für mehr Dialog, mehr Beteiligung, mehr Sinn. Die Zukunft der internen Kommunikation entsteht dort, wo Menschen und Maschinen gemeinsam wirksam sind.
Sind Ihre Inhalte schon „KI-ready“ – und Ihre Formate schon „Human-only“? Als PR-Agentur in München unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre Strategie für 2026 zu schärfen. Jetzt unverbindlichen Termin vereinbaren!
Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung erstellt.
consense communications GmbH (GPRA) Beraterin für interne Kommunikation, Change-Kommunikation und Employer Branding. Zertifizierte Change Managerin.
